Declaración de continuidad de la actividad comercial

La actual planificación de la continuidad de las actividades de VALIC Financial Advisors, Inc. (VFA) abarca ciertas operaciones comerciales y sedes de procesamiento de datos que son fundamentales para VFA. Se denomina planificación de la continuidad de las actividades al proceso que define los procedimientos necesarios para garantizar la reanudación oportuna y ordenada de la actividad de una compañía, mediante su capacidad de ejecutar planes sin interrumpir, o interrumpiendo mínimamente, las operaciones donde los plazos de tiempo resultan importantes.

La capacidad de VFA de sobrevivir a una alteración comercial con interrupciones mínimas en su rutina diaria, dependerá de los elementos identificados y de las previsiones que se hagan para la revisión, mantenimiento, control de calidad y precisiónde los planes de continuidad.

Se han desarrollado planes específicos y se han identificado equipos para cada operación comercial donde los plazos son importantes. Cada uno de los planes prioriza las funciones comerciales críticas y plantea una estrategia de recuperación dentro de un marco de tiempo específico.

El departamento de Planificación de la continuidad de la actividad comercial es responsable de generar las pautas, metodologías y marcos de trabajo para respaldar las estrategias de recuperación. La infraestructura de Planificación es responsable de desarrollar y mantener los planes.

Objetivos de la planificación de la continuidad de la actividad comercial de VFA

Los objetivos del plan de continuidad de la actividad comercial de VFA son los siguientes:

• Evitar o reducir al mínimo las muertes y las lesiones;

• Controlar y poner fin a los incidentes lo más rápidamente posible;

• Evitar que un incidente menor se convierta en un desastre mayor;

• Reducir al mínimo los daños comerciales y el deterioro de la reputación;

• Proteger los activos y la situación financiera de la cuenta;

• Reducir al mínimo el riesgo de responsabilidad jurídica;

• Reanudar y recuperar con rapidez y eficacia toda función u operación comercial que se haya interrumpido;

• Garantizar el cumplimiento de todas las leyes y reglamentaciones vigentes;

• Mantener la confianza y las buenas relaciones con los clientes pertenecientes a organismos públicos de seguridad y regulación, proveedores de servicios y otros organismos oficiales;

• Satisfacer los intereses y las inquietudes de los programas de VFA y otras entidades comerciales relacionadas;

Pautas para la continuidad de la actividad comercial de VFA

Los planes para la continuidad de la actividad comercial de VFA se crearon conforme a la metodología establecida por BCP sobre la base de sus mejores prácticas. Cada unidad comercial siguió las normativas documentadas en toda la empresa para la planificación de contingencias y la recuperación post desastre para varios escenarios. Dichas normativas incluyen lo siguiente:

• Evaluación de riesgos – Todos los negocios presentan riesgos diversos. Tanto los riesgos naturales como los generados por el hombre pueden significar o llegar a significar una amenaza para nuestra actividad comercial. Entre las posibles amenazas para VFA se encuentran las tormentas o huracanes, subidas del nivel de agua o inundaciones, incendios, amenazas de bomba, ataques terroristas, violación de la seguridad o interrupción de los servicios en general. El departamento de Administración de las instalaciones/propiedades realizó una evaluación de riesgo en cada edificio. Luego, cada unidad evaluó los riesgos adicionales relacionados con sus operaciones específicas.

• Análisis del impacto comercial – Cada unidad de negocios de VFA tiene la obligación de identificar la importancia crítica del tiempo en cada una de sus funciones comerciales, así como los recursos necesarios para que la unidad se recupere satisfactoriamente. Asimismo, la unidad debe revisar anualmente la importancia crítica de todas las funciones comerciales.

• Plan de contingencia comercial – Todos los años, las unidades de negocio de VFA documentan y actualizan un plan de contingencias que respalda las necesidades de la unidad. Los planes de contingencia incluyen procedimientos administrativos, estrategias de comunicación de empleados, necesidad de centros alternativos, procedimientos para notificar a clientes, gestión de la recuperación y listas de verificación para la preparación de sitios alternativos.

• Prueba de los planes •– Una vez completada la documentación del plan de recuperación, se lo prueba regularmente para garantizar que la capacidad de recuperación siga siendo viable. Todos los años se realiza al menos un simulacro a escala real o una serie de ejercicios segmentados con una organización física, que representan un ejercicio completo. Además de los simulacros de prueba, anualmente se realiza un ejercicio técnico/práctico del plan para evaluar la comprensión de los roles y las responsabilidades individuales entre los participantes.

Estrategias de recuperación de VFA

Las amenazas hechas realidad pueden causar problemas de diversa gravedad, que se clasifican en problemas de corto plazo, de plazo intermedio o de largo plazo. VFA aborda las emergencias diarias con procedimientos de respuesta/escalamiento que se utilizan cuando se necesitan. Los planes de continuidad comercial se han desarrollado para hacer frente a varias categorías de desastres, a saber:

• Corto plazo:: Deterioro del lugar de trabajo o imposibilidad de acceder a él

• Plazo intermedio: Deterioro de un edificio o imposibilidad de acceso al campus

• Largo plazo: Peor escenario posible (evacuación local o de toda la ciudad)

Recuperación de desastres de VFA

VALIC ha puesto en marcha una estrategia de "autorecuperacion" post desastre para las aplicaciones de sistemas abiertos. En caso de desastre, las aplicaciones críticas que se ejecutan en nuestro centro de datos de Amarillo, Texas, se recuperan en las instalaciones de Fort Worth, Texas. Los datos de importancia crítica se duplican diariamente desde el centro de datos de Amarillo hacia las instalaciones de Fort Worth. En caso de desastre en el centro de datos de Amarillo, los equipos técnicos de recuperación restituyen la infraestructura, bases de datos y aplicaciones hasta el nivel más actual de recuperación, según lo dicte la actividad comercial. Al completarse el proceso de recuperación, la red VALIC se vuelve a rutear hacia las instalaciones de Fort Worth a fin de continuar las operaciones comerciales de importancia crítica.

Actualmente, VALIC contrata a un tercero para prestar servicios de recuperación del grupo laboral en caso de que la sede principal se dañe y no pueda utilizarse. Los usuarios comerciales son trasladados al sitio de recuperación del grupo laboral más cercano o a otras instalaciones apropiadas. Las operaciones continuarán en ese sitio hasta tanto se reparen las instalaciones dañadas o se adquieran instalaciones alternativas adecuadas. Las instalaciones que provee el tercero se encuentran en Grand Prairie, Texas, y cuentan con espacio suficiente para nuestros usuarios.

VALIC también contrata los servicios de operación de una computadora central (mainframe). En caso de desastre, el proveedor contratado (Affiliated Computer Services) restablece la computadora central en un centro remoto de SunGard. Una vez restablecida, las unidades comerciales pueden acceder a las aplicaciones de esa computadora central a través de un circuito de recuperación designado para casos de desastre. Todas las unidades comerciales que hoy acceden a la computadora central a través de nuestra red local podrá acceder a ella en una situación de desastre.

VFA y su empresa de compensación bancaria, National Financial Services, LLC, (NFS), tienen un acuerdo por el cual NFS podrá ejecutar operaciones de compra y venta, compensación bancaria y otros servicios afines a la cuenta de corretaje que usted mantiene. NFS tiene un backup de los registros importantes de VFA en una zona geográfica separada. Si bien toda situación de emergencia plantea problemas extraordinarios conforme a los factores externos, como la hora del día y la gravedad de la interrupción, NFS ha comunicado a VFA que su objetivo es restablecer sus propias operaciones, completar las transacciones existentes y aceptar transacciones y pagos nuevos en forma oportuna. Es posible que las órdenes y pedidos de fondos y títulos que usted coloque sufran demoras durante este periodo.

En caso de que VFA cese sus operaciones, los clientes con cuentas individuales en la empresa de compensación de VFA, National Financial Services, podrán llamar a la línea de servicio al cliente de VFA, al 866-544-4968. Los clientes con cuentas de renta vitalicia VALIC deberán comunicarse con la línea de atención al cliente de VALIC, al 800-448-2542.

Póngase en contacto con Marian.Wendelin@valic.com si tiene dudas sobre el plan de continuidad comercial.

VALIC Financial Advisors, Inc. miembro de FINRA, SIPC y asesor de inversiones inscrito en la SEC.